En matière de gestion de son activité commerciale, NUMWORKS Société par Actions Simplifiée au capital social de 73 465,00 €, sise 160 Boulevard Haussmann 75008 Paris, immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro 818 745 945, utilise les Données Personnelles de ses clients et prospects en tant que Responsable de Traitement.
Cela signifie que NUMWORKS est responsable de la conformité de cette utilisation à la règlementation applicable en matière de protection des données personnelles, qui comprend notamment :
(Ci-après la "Règlementation applicable")
Cette Règlementation a pour but d'assurer un équilibre entre la réalisation d'activités professionnelles, et le droit au respect de la vie privée.
La présente Charte (ci-après la "Charte") est un document d'information destiné aux clients (personnes qui ont effectué un achat auprès de NUMWORKS) et prospects (personnes intéressées par les produits de NUMWORKS mais qui ne sont pas encore clients) de NUMWORKS.
La présente Charte explique quelles informations personnelles NUMWORKS collecte à leur sujet, comment et pourquoi NUMWORKS utilise ces données et à qui NUMWORKS les communique dans le cadre de son activité commerciale, que celle-ci se passe en ligne, sur le site www.numworks.com et son extension my.numworks.com (ci-après le "Site") ou hors ligne.
Qu'est-ce qu'une Donnée personnelle ?
Il s'agit de toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne est "identifiable" dès lors qu'elle peut être identifiée, directement ou indirectement, en particulier par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.
Qu'est-ce qu'un Traitement de Données ?
Il s'agit de toute opération matérielle sur des Données personnelles (par exemple la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction).
Qu'est-ce qu'une Finalité ?
Il s'agit de l'objectif poursuivi qui entraîne la réalisation d'une ou plusieurs opérations ("Traitements") sur des Données personnelles.
Qu'est-ce qu'un Responsable de Traitement ?
Ce terme désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités (l'objectif) et les moyens (techniques, opérationnels, etc.) du Traitement de Données Personnelles.
Qu'est-ce qu'un Sous-Traitant ?
Ce terme désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des Données personnelles pour le compte du Responsable du Traitement.
Dans le cadre de la gestion de son activité commerciale, NUMWORKS peut être amenée à utiliser plusieurs types de Données Personnelles de ses clients et prospects.
Afin que cela soit plus clair pour vous, vous trouverez ci-dessous des exemples des Données que NUMWORKS est susceptible de collecter et d'utiliser, de manière légitime, dans ce cadre :
| Typologie | Exemples de Données |
|---|---|
| Données d'identification | Nom, prénom, civilité, adresse postale, numéro de téléphone fixe et/ou portable, adresse électronique (personnelle ou professionnelle), mot de passe, date de naissance, pseudo |
| Données relatives à la vie personnelle |
Situation familiale
Qualité (élève, parent, bêta testeur, etc.) Pays de résidence et langue Date de naissance, préférences en matière de communication |
| Données relatives à la vie professionnelle | Poste occupé, établissement d'appartenance |
| Données relatives aux achats et à la relation client |
Commande : type de produit, montant, numéro de transaction, modalités de livraison
Avis sur notre enseigne, nos produits Gestion des réclamations et du contentieux garanties et rappels produit |
| Données d'ordre économique | Informations relatives au moyen de paiement utilisé, numéro de la transaction, détail de l'achat |
| Données de connexion | Logs, adresse IP, horodatage |
| Données de navigation | Choix en matière de cookies, suivi de la navigation (page consultée, date et heure) |
| Données sensibles | Qualité de mineur |
NUMWORKS collecte et utilise les Données des prospects et clients afin de mener son activité commerciale relative à la commercialisation de sa calculatrice. A ce titre, les personnes concernées peuvent être des élèves, leurs parents ou un membre d'une association de parents d'élèves, soit des consommateurs, ou bien des professeurs, soit des professionnels.
Les Données des clients et/ou prospects sont utilisées pour des "finalités" soit des objectifs poursuivis par NUMWORKS, qui sont présentés en ANNEXE.
NUMWORKS veille à ce que l'objectif du traitement soit licite, en vérifiant que ce dernier est fondé sur l'une des bases juridiques suivantes, telle que prévue par le RGPD :
La base juridique de chaque traitement est précisée en ANNEXE.
Les Données Personnelles des clients et/ou prospects de NUMWORKS sont conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées :
Pour avoir une information exhaustive sur les durées de conservation, le client et/ou prospect peut contacter NUMWORKS aux coordonnées figurant à l'ARTICLE 11.
En application des articles 14 à 22 du RGPD, le client et/ou prospect a la faculté d'exercer les droits suivants :
| Droit d'accès | Ce droit permet au client ou au prospect d'obtenir une copie de l'ensemble de ses Données personnelles dont NUMWORKS dispose, et une information sur les traitements que nous opérons sur ces données |
|---|---|
| Droit de rectification | Ce droit permet au client ou au prospect de mettre à jour ses Données personnelles lorsqu'elles ne sont plus exactes |
| Droit à la suppression | Ce droit permet au Client ou prospects d'obtenir la suppression de l'ensemble de ses Données. Toutefois NUMWORKS pourra archiver certaines Données dans le respect de ses obligations légales ou lorsque cela est nécessaire à la gestion d'une réclamation ou d'un contentieux |
| Droit à la portabilité |
Ce droit permet au client ou prospect d'obtenir une copie de ses Données uniquement lorsqu'elles répondent aux conditions suivantes :
(i) Elles ont été fournies à NUMWORKS ou résultent d'une utilisation par ses services et notamment du site internet, (ii) Elles ont été collectées sur la base du consentement La copie sera adressée au client ou prospect dans un format qui permet d'exploiter ces Données ou d'en confier l'exploitation au prestataire de son choix |
| Droit d'opposition au traitement des Données | Ce droit permet au client ou prospect de faire cesser le traitement de certaines Données pour l'avenir par NUMWORKS lorsqu'il dispose d'un motif légitime |
| Droit à la limitation du traitement |
L'exercice de ce droit permet au client ou prospect de faire cesser pour une période limitée tout traitement autre que la conservation des Données sur certaines Données personnelles en cas de :
(i) Contestation de l'exactitude de ces Données ou ; (ii) Contestation de la licéité du traitement opéré sur ces Données par NUMWORKS ou ; (iii) Constatation, exercice ou défense de droits en justice alors que les Données vont être supprimées. |
| Droit de définir le sort des Données post-mortem | Ce droit permet de fournir à NUMWORKS les instructions au client ou prospect sur le sort de ses données personnelles après son décès (conservation, effacement, et le cas échéant communication) |
Ces droits peuvent être exercés directement auprès de NUMWORKS dont les coordonnées figurent à l'ARTICLE 11.
Un justificatif d'identité est susceptible d'être demandé afin de s'assurer que les informations sont communiquées à la bonne personne en cas doute sur l'identité de cette dernière (par exemple si une demande provient d'une adresse email qui n'est pas connue de NUMWORKS alors que le Client a un compte en ligne).
NUMWORKS est tenue d'adresser une réponse dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande. Dans certains cas, liés à la complexité de la demande ou du nombre de demandes, la Personne concernée sera informée que ce délai peut être prolongé de 2 mois (délai total de 3 mois).
La Personne Concernée peut contacter la CNIL en cas de réclamation via le formulaire de plainte en ligne suivant : https://www.cnil.fr/plaintes
Les Données concernant les clients et/ou prospects peuvent être transmises à des sociétés sous-traitantes agissant pour le compte de NUMWORKS afin d'accomplir les finalités de traitement identifiées au point 5. Celles-ci sont précisées en ANNEXE.
Les Données peuvent également être transmises à des organismes publics afin de respecter les obligations prévues par la règlementation (ex : Trésor Public) ou à des auxiliaires de justice en cas de contentieux (avocat, huissier, juge).
NUMWORKS se réserve le droit, de communiquer les Données personnelles de ses clients et/ou prospects à un tiers sur réquisitions des autorités judiciaires ou de toute autorité administrative habilitée par la loi.
Le client et/ou prospect est informé que ses Données Personnelles peuvent être transmises pour les besoins des finalités définies ci-dessus à des sociétés situées dans des pays hors de l'Espace Economique Européen. NUMWORKS s'assure que cette transmission est réalisée dans le respect des exigences de la Règlementation applicable, et notamment qu'elle s'appuie sur une des garanties prévues par le RGPD, à savoir :
Pour plus d'informations sur l'encadrement des flux transfrontières, le client et/ou prospect peut contacter NUMWORKS aux coordonnées figurant à l'ARTICLE 11.
NUMWORKS met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles utiles, au regard de la nature, de la portée et du contexte des Données personnelles que les clients et/ou prospects communiquent et des risques présentés par leur Traitement, pour préserver la sécurité des Données personnelles et, notamment, empêcher toute destruction, perte, altération, divulgation, intrusion ou accès non autorisé à ces données, de manière accidentelle ou illicite.
A tout moment, le client et/ou prospect souhaitant savoir comment NUMWORKS utilise ses Données Personnelles, demander à les rectifier ou s'oppose à leur traitement, peut contacter NUMWORKS par écrit à l'adresse suivante : Mme Clotilde RAMON, NUWMORKS, 160 boulevard Hausmann 75008 PARIS ou par email à l'adresse suivante : contact@numworks.com
NUMWORKS se réserve le droit de modifier la présente Charte périodiquement, afin notamment de se conformer à toute évolution législative ou règlementaire, jurisprudentielle ou technique. La dernière version applicable de la Charte de Protection des Données est disponible sur le Site et donc accessible à l'ensemble des clients et/ou prospects qui s'engagent à vérifier régulièrement si des modifications ont été apportées à la présente politique. Le client et/ou prospect s'engage à vérifier régulièrement si des modifications ont été apportées à la présente Charte.
| Finalités | Base légale | Données | Durée de conservation en Base active | Durée de conservation en Base archive | Sous-Traitants |
|---|---|---|---|---|---|
| GESTION DU SITE | |||||
| Gestion des comptes clients | Consentement |
|
Durée d'utilisation du compte | 4 ans après la dernière connexion | Salesforce |
| Traitement des demandes | Durée de traitement de la demande | 3 ans après le traitement de la demande | Freshdesk | ||
| Sécurité du Site | Intérêt légitime | 1 an | N/A | Sentry, AWS, Scaleway | |
| Fonctionnement du Site |
|
Le temps nécessaire à l'opération | |||
| Mesure d'audience individualisée | Consentement | 13 mois | Salesforce | ||
| COMMUNICATION COMMERCIALE AUPRES DES CLIENTS B2C | |||||
| Newsletter | Intérêt légitime |
|
Exercice du droit d'opposition ou 3 ans à compter de l'exécution de la dernière commande. | N/A | Brevo |
| Autre communication commerciale par email | Brevo, AWS | ||||
| COMMUNICATION COMMERCIALE B2B | |||||
| Prospects - Email | Intérêt légitime |
|
Exercice du droit d'opposition
OU Pour les Prospects : 4 ans à compter du dernier contact ou de la collecte Pour les Clients : 4 ans à compter de l'exécution de la commande. |
N/A | Salesforce, Brevo, AWS |
| Clients - Email | |||||
| Prospect - Courrier et appel | Salesforce | ||||
| Newsletter (prospect et client) | Brevo | ||||
| EXECUTION DU CONTRAT AVEC UN CONSOMMATEUR | |||||
| Gestion des commandes | Exécution du Contrat |
|
Temps de gestion de la commande | 5 ans à compter de la livraison si vente à distance ou de la vente si vente s'effectue en direct (art. 2224 code civil) | Shopify, Amazon seller central, CDiscount, Duhamel, EWarehouse, Ship4you |
| SAV | Durée de la relation contractuelle | Amazon seller central, CDiscount | |||
| Réclamations | Temps de traitement | ||||
| Impayés | Intérêt légitime | ||||
| Contentieux | 10 ans à compter de l'acte litigieux (arts. L.111-3 et L.111-4 du Code des Procédures Civiles d'Exécution) | ||||
| EXECUTION DU CONTRAT AVEC UN PROFESSIONNEL | |||||
| Gestion des commandes | Intérêt légitime |
|
Temps de gestion de la commande | 5 ans à compter de la livraison si vente à distance ou de la vente si vente en direct (art. 2224 code civil) et 10 ans pour les justificatifs comptables | Duhamel |
| SAV | Durée de la relation contractuelle | ||||
| Réclamations | Temps de traitement | ||||
| Impayés | |||||
| Suivi des contentieux | 10 ans à compter de l'acte litigieux (arts. L.111-3 et L.111-4 du Code des Procédures Civiles d'Exécution) | ||||
| AMELIORATION DU SERVICE / TEST DES PRODUITS AUPRES DES PROFESSEURS | |||||
| Questionnaire de satisfaction | Intérêt légitime |
|
Jusqu'au droit d'opposition dans la limite de 3 ans après contact actif | N/A | Salesforce, Brevo, AWS |
| Retour client sur un produit testé | |||||
| Questionnaire besoins produits | Salesforce | ||||